Utwórz, zmień i usuń najem

Utwórz umowę najmu

Aby utworzyć umowę najmu w Rentila, wykonaj następujące kroki: przejdź do sekcji „Najmy” i kliknij przycisk „Nowy najem”.

Podczas tworzenia najmu musisz podać:

• Typ najmu,
• Dotyczącą go nieruchomość,
• Czas trwania najmu,
• Kwotę czynszu i opłat,
• Kaucję,
• Najemców (możesz dodać kilku najemców, np. przy współnajmie).

Dodatkowo możesz podać:

• Klauzule szczególne,
• Ustawienia pokwitowania czynszu,
• Informacje o ubezpieczeniu,
• Informacje o poręczycielu,
• Dodać dokumenty powiązane z najmem,

Dane wpisane podczas tworzenia najmu zostaną automatycznie podstawione do odpowiedniego wzoru umowy najmu.

Podczas tworzenia umowy najmu program automatycznie generuje w sekcji „Finanse”:

• Kaucję,
• Pierwszy czynsz, jeśli jest liczony proporcjonalnie (np. gdy najem zaczyna się 21. dnia miesiąca i czynsz dotyczy okresu od 21. do końca miesiąca).

Jeśli najem ma wcześniejszą datę rozpoczęcia, system automatycznie wygeneruje historię czynszów za miniony okres. Te czynsze zostaną utworzone ze statusem „Opłacone”.

Pokwitowanie czynszu

Możesz ustawić datę, w której mają być generowane: zawiadomienie o płatności oraz płatność, dodając opóźnienie w dniach względem daty pokwitowania.

Data pokwitowania czynszu (domyślnie 1.) określa okres najmu i to ustawienie znajduje się w kartotece najmu. Na przykład, jeśli wybierzesz 1. dzień miesiąca, okres na pokwitowaniu będzie od 1. do ostatniego dnia bieżącego miesiąca. Jeśli wybierzesz 15. dzień miesiąca, okres będzie od 15. do 14. dnia kolejnego miesiąca.

Data generowania czynszu określa, kiedy odpowiednia pozycja pojawi się w sekcji „Finanse”. Na przykład, jeśli wybierzesz „D-6”, czynsz zostanie wygenerowany 6 dni przed datą pokwitowania. To ustawienie również znajduje się w kartotece najmu.

Termin płatności w kartotece najmu wskazuje datę, do której najemca powinien opłacić czynsz (domyślnie 1. dzień miesiąca). Ta data służy do określenia, czy czynsz jest spóźniony. System oznaczy czynsz jako „Zaległy” 7 dni po terminie płatności. Na przykład, jeśli termin płatności przypada 6., czynsz zostanie oznaczony jako „Zaległy” po 13.

Pokwitowania za okresy przyszłe i przeszłe

Czynsze i zawiadomienia o płatności są domyślnie generowane z wyprzedzeniem, czyli na początku okresu. To Ty decydujesz, kiedy zarejestrować wpłatę i wystawić pokwitowanie.

Podczas tworzenia najmu możesz też wybrać generowanie czynszów „z dołu”, czyli na koniec okresu.

Tytuł dokumentu: Pokwitowanie czynszu lub Faktura

Podczas tworzenia najmu, w zakładce „Pokwitowanie”, możesz wybrać etykietę „Pokwitowanie czynszu” albo „Faktura” dla potwierdzenia płatności.

Możesz włączyć numerację faktur. Numeracja może być osobna (unikalna dla każdego najmu) albo globalna dla właściciela. Możesz też zdefiniować prefiks (np. „IN23-”), a po nim zostanie dodany automatyczny licznik.

Jeśli zmienisz prefiks w najmie, licznik zostanie zresetowany i zacznie się od 1. To przydatne, jeśli zmieniasz prefiks co roku, np. „IN2023-”, „IN2024-”.

Zmień najem

Jeśli chcesz zmienić istniejący najem, przejdź do sekcji „Najmy”, kliknij „Edytuj” po prawej stronie przy danym najmie, wprowadź potrzebne zmiany, a następnie kliknij „Zapisz”.

Pamiętaj, że te zmiany będą dotyczyć tylko przyszłych płatności. Czynsze już wygenerowane w sekcji „Finanse” trzeba zmienić ręcznie — każdy osobno.

Usuń najem

Aby usunąć najem, przejdź do sekcji „Najmy” i kliknij „Usuń” po prawej stronie przy danym najmie.

Jeśli najem jest powiązany z protokołem zdawczo-odbiorczym lub raportem z przeglądu, trzeba je wcześniej usunąć, a następnie opróżnić kosz. W przeciwnym razie program nie pozwoli usunąć umowy najmu.

Pamiętaj, że ta akcja spowoduje utratę historii tego najmu. Dlatego zazwyczaj lepiej jest archiwizować najmy zamiast je usuwać.

Szablon umowy najmu

Gdy tworzysz nową umowę najmu w Rentila, program automatycznie generuje wstępnie wypełniony szablon umowy.

Możesz podejrzeć ten szablon w formularzu tworzenia i edycji najmu.

Możesz też pobrać go w formacie Word, PDF lub OpenOffice w sekcji „Najmy”, korzystając z kolumny „Szablony” po prawej stronie.

Właściciel i najemca mogą podpisać tę umowę najmu na dwa sposoby:

• Albo złożyć podpis elektroniczny w swoim panelu Rentila;
• Albo wydrukować dokument i podpisać papierowo.