Podpis elektroniczny umowy najmu
Aby rozpocząć procedurę podpisu, przejdź do formularza tworzenia lub edycji umowy najmu, a następnie do zakładki „Podpis”.
Zanim zaczniesz, upewnij się, że poprawnie wpisano adresy e-mail oraz numery telefonów komórkowych wszystkich sygnatariuszy.
Poniżej, w kilku prostych krokach, opisany jest przebieg podpisu elektronicznego w Rentila:
- Właściciel rozpoczyna procedurę, klikając przycisk „Rozpocznij procedurę podpisu”. Otworzy się okno, w którym może narysować swój podpis oraz poprosić o kod weryfikacyjny SMS i go wpisać. Gdy właściciel uruchomi procedurę, dokument zostaje zablokowany i oznaczony jako Oczekuje na podpis.
- Do wszystkich najemców i poręczycieli zostaje wysłane zaproszenie e-mail. Mogą kliknąć link w zaproszeniu i podpisać dokument po swojej stronie. Muszą potwierdzić, że zapoznali się z umową, narysować swój podpis oraz poprosić o kod weryfikacyjny SMS i go wpisać.
- Gdy dokument zostanie podpisany, zostaje zamknięty i zablokowany. Właściciel, najemcy i poręczyciele mogą pobrać go w formacie PDF. Kopia dokumentu jest zapisywana w sekcji „Moje dokumenty”.
Certyfikat podpisu
Po podpisaniu dokumentu możesz pobrać jego „Certyfikat podpisu” z tej samej strony. Stanowi on dowód podpisu i zawiera:
- „Sygnatariusze”: „Imię i nazwisko”, „Adres e-mail” oraz „Numer telefonu” każdego z nich,
- Zastosowany „Tryb uwierzytelniania” i „Poziom uwierzytelniania”,
- Dla każdego sygnatariusza datę podpisu, „Adres IP”, z którego podpisał, oraz „Skrót kodu (sha256)” otrzymanego kodu weryfikacyjnego,
- „Kwalifikowany znacznik czasu · wartość dowodowa” oraz pieczęć elektroniczną nałożoną przez Rentila.
Dostępne są trzy formaty: „Pobierz plik PDF”, „Plik ZIP” (certyfikat wraz z dowodem XML) i „Plik XML” (sam dowód).
Poręczyciel będący osobą fizyczną
Jeśli w umowie najmu wskazano poręczyciela będącego osobą fizyczną i powiązano go z najemcą, zostanie on automatycznie objęty procedurą podpisu elektronicznego. Taki poręczyciel podpisze przeznaczony dla niego odrębny dokument — „Umowa poręczenia solidarnego”.
Poręczyciele będący spółkami oraz wszelkie inne podmioty niebędące osobami fizycznymi nie są objęci tą procedurą podpisu.
Ważne!
Istnieją trzy rodzaje podpisu elektronicznego: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Choć wszystkie trzy mogą stanowić dowód, tylko kwalifikowany podpis elektroniczny korzysta z domniemania wiarygodności.
Prosty podpis elektroniczny jest obecnie najczęściej stosowanym rodzajem podpisu. Zdecydowana większość podpisów elektronicznych na rynku to podpisy „proste”, ponieważ są bardziej praktyczne i łatwiejsze w użyciu.
Prosty podpis elektroniczny odpowiada pierwszemu poziomowi bezpieczeństwa i uznania podpisu dokumentu. Proces ten można jednak wzmocnić i nadać mu większą wartość dowodową, dodając kolejną warstwę uwierzytelnienia. W Rentila stosujemy przy podpisywaniu dokumentów podwójne uwierzytelnienie:
- weryfikację poprawnego adresu e-mail sygnatariusza poprzez założenie konta Rentila,
- weryfikację poprawnego numeru telefonu komórkowego poprzez wysłanie SMS-a weryfikacyjnego w momencie podpisu.
Aby potwierdzić wiarygodność naszego prostego podpisu, zapisujemy między innymi adres e-mail sygnatariusza, jego numer telefonu komórkowego oraz adres IP urządzenia użytego do podpisu. Dzięki temu w razie sporu prawnik może krok po kroku odtworzyć kolejne etapy transakcji.
Po podpisaniu przez wszystkich sygnatariuszy generowany jest dokument PDF, który zostaje zablokowany.
Podpisy, które oferujemy, to zwykłe podpisy elektroniczne w rozumieniu rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014, stosowanego bezpośrednio w całej Unii Europejskiej. W sprawie skutków prawnych podpisu w Twoim kraju i dla konkretnej umowy skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.
Podpis elektroniczny złożysz na komputerze, tablecie lub telefonie. Każdy sygnatariusz potrzebuje własnego adresu e-mail oraz własnego numeru telefonu komórkowego, aby podpisać dokument elektronicznie.
