Aneks do umowy najmu

Aneks pozwala zmienić trwającą umowę najmu bez konieczności tworzenia jej od nowa. Rentila generuje odpowiedni dokument, zbiera pod nim podpisy elektroniczne wynajmującego i najemców, a następnie przenosi zmianę do umowy w ustalonym dniu.

Tworzenie aneksu

Otwórz właściwą umowę najmu, a następnie zakładkę „Aneksy”. Kliknij „Utwórz aneks”. Do jednej umowy możesz dodać kilka aneksów.

Zakładka „Informacje ogólne” zawiera dane wspólne dla wszystkich aneksów:

• „Typ” aneksu,
• „Data” wejścia w życie: w tym dniu zmiana zacznie obowiązywać. Musi przypadać po dacie rozpoczęcia umowy,
• „ID” lub „Numer referencyjny”: niepowtarzalny numer, jeśli go stosujesz,
• „Powód” sporządzenia aneksu.

Jeśli aneks tego samego typu wchodzący w życie w tym samym dniu jest już w trakcie, Rentila poinformuje o tym, zamiast tworzyć drugi.

Wypełnianie zmiany

Formularz dostosowuje się do wybranego typu. W każdym przypadku pole „Postanowienia” pozwala dodać dowolny tekst, który znajdzie się w dokumencie.

• Czynsz i opłaty — wybierz najpierw „Rodzaj zmiany”: „Czynsz i opłaty”, sam „Czynsz” albo same „Opłaty”. Następnie wprowadź „Nowy czynsz bez opłat”, „Nowe opłaty eksploatacyjne” oraz „Nowy czynsz (opłaty wliczone)”. Aktualne kwoty z umowy są przypomniane pod każdym polem.
• Czas trwania umowy najmu — wprowadź „Nowa data zakończenia”. Aktualna data zakończenia jest przypomniana.
• Kaucja — wprowadź „Nowa kaucja”.
• Najemcy — wskaż „Wyprowadzający się najemcy” spośród najemców umowy, a następnie „Nowi najemcy”. Przycisk „Dodaj najemcę” pozwala utworzyć kartę najemcy bez opuszczania aneksu.
• Klauzule i Inne — te dwa typy zawierają wyłącznie pole „Postanowienia”.

Zapisz przyciskiem „Zapisz”.

Sprawdzenie dokumentu

Zakładka „Podgląd” generuje dokument na podstawie wprowadzonych danych i pokazuje go w takiej postaci, w jakiej zostanie podpisany. Przycisk „Pobierz” pozwala pobrać go przed podpisaniem.

Przeczytaj go uważnie na tym etapie: po rozpoczęciu procedury podpisywania dokumentu nie można już zmienić.

Podpisanie aneksu

Przejdź do zakładki „Podpis”. Aneks musi być wcześniej zapisany, a jego dokument wygenerowany.

Sprawdź przede wszystkim adresy e-mail i numery telefonów komórkowych najemców: są niezbędne i wpisuje się je bezpośrednio w tej zakładce.

Kliknij „Rozpocznij procedurę podpisu”. Dokument zostaje zablokowany, przechodzi w stan W trakcie podpisywania, a do wszystkich sygnatariuszy trafia e-mail z powiadomieniem.

Następnie każdy podpisuje ze swojej strony:

• Wynajmujący podpisuje z tej samej zakładki, przyciskiem „Podpisz dokument”: rysuje swój podpis, prosi o kod weryfikacyjny i go wpisuje.
• Najemcy podpisują ze swojego panelu najemcy. Dla najemcy, który nie ma konta, obok jego nazwiska wyświetla się link do podpisu: „Kopiuj link” lub „Otwórz link” pozwalają przekazać mu go bezpośrednio.

Weryfikacja odbywa się przez „Kod SMS” albo „WhatsApp”. Dla każdego sygnatariusza Rentila zachowuje datę podpisu, adres IP oraz e-mail i telefon użyte do weryfikacji.

W trakcie procedury dostępne pozostają dwie akcje: „Wyślij ponownie prośby o podpis”, jeśli któryś z najemców nie otrzymał swojego e-maila, oraz „Zresetuj procedurę podpisywania”, która odblokowuje aneks i usuwa już zebrane podpisy.

Gdy wszyscy podpiszą, aneks przechodzi w stan Podpisano, a kopia dokumentu zostaje zapisana w „Moje dokumenty”.

Kiedy aneks wchodzi w życie

Podpisany aneks nie jest stosowany od razu: zmiana zostaje przeniesiona do umowy w dniu wejścia w życie, który wskazałeś. Przetwarzanie jest automatyczne i odbywa się każdej nocy. Aneks przechodzi wtedy w stan Zastosowano.

To, co zostaje przeniesione do umowy, zależy od typu:

• Czynsz i opłaty: czynsz bez opłat, opłaty oraz czynsz całkowity umowy zostają zaktualizowane. Czynsze generowane od tego momentu korzystają z nowych kwot,
• Czas trwania umowy najmu: data zakończenia umowy zostaje zaktualizowana,
• Kaucja: kwota kaucji zostaje zaktualizowana,
• Najemcy: wyprowadzający się najemcy zostają usunięci z umowy, a nowi do niej dodani,
• Klauzule i Inne: te aneksy nie zmieniają żadnych danych umowy. Tworzą podpisany dokument, który dołącza do umowy.

Śledzenie aneksów

Zakładka „Aneksy” umowy wymienia wszystkie aneksy, od najnowszego do najstarszego, wraz z typem, datą wejścia w życie, powodem i stanem:

• Wersja robocza — w przygotowaniu, można ją zmieniać,
• W trakcie podpisywania — procedura została rozpoczęta, dokument jest zablokowany,
• Podpisano — wszyscy sygnatariusze podpisali,
• Zastosowano — zmiana została przeniesiona do umowy,
• Anulowany.

Podpisany dokument pobierzesz z listy najmów w formacie PDF, Word lub OpenOffice.

Aneks można usunąć tylko dopóki nie zebrano żadnego podpisu. Później najpierw zresetuj procedurę podpisywania.