Czynsze, faktury i wezwania do zapłaty

Tworzenie czynszu

Dla każdej umowy najmu płatności czynszowe oraz wezwania do zapłaty są domyślnie generowane automatycznie pierwszego dnia miesiąca, o ile nie ustawiono inaczej. Możesz ustawić datę, w której chcesz generować wezwanie i czynsz, dodając opóźnienie (w dniach) względem daty potwierdzenia czynszu. Tę opcję ustawisz w kartotece umowy najmu.

Okresowość czynszu

Okresowość czynszu (domyślnie: 1. dzień miesiąca) określa okres rozliczeniowy najmu i ustawia się ją w kartotece umowy najmu. Przykładowo, jeśli wybierzesz 1. dzień miesiąca, okres na dokumencie będzie od 1. do ostatniego dnia bieżącego miesiąca. Jeśli wybierzesz 15. dzień miesiąca, okres będzie od 15. do 14. dnia kolejnego miesiąca.

Data utworzenia czynszu

Data generowania czynszu określa, kiedy odpowiednia pozycja pojawi się w sekcji „Finanse”. Na przykład, jeśli wybierzesz D-6, płatności i wezwanie do zapłaty zostaną wygenerowane 6 dni przed terminem płatności. To ustawienie również znajduje się w kartotece umowy najmu.

Termin płatności

Termin płatności w kartotece umowy najmu wskazuje datę, do której najemca musi zapłacić czynsz (domyślnie: 1. dzień miesiąca). Ta data służy do określania, czy czynsz jest spóźniony. System oznaczy czynsz jako „Zaległy” 7 dni po terminie płatności. Na przykład, jeśli termin płatności przypada na 6. dzień miesiąca, czynsz zostanie oznaczony jako „Zaległy” po 13. dniu.

Tytuł dokumentu: wezwanie do zapłaty, potwierdzenie czynszu i faktura

Gdy czynsz zostanie oznaczony jako „Zapłacony”, dokument staje się „Potwierdzeniem czynszu”.

W przypadku częściowej płatności dokument będzie „Potwierdzeniem czynszu”. Ten dokument można zmienić na „Fakturę za czynsz”, jeśli właściciel zarejestruje płatność pokrywającą całą kwotę czynszu lub jeśli saldo najemcy wynosi zero albo jest dodatnie.

Każdy czynsz może mieć jeden z następujących statusów:

• Zapłacony: Najemca zapłacił czynsz w całości.
• Oczekujący: Najemca jeszcze nie zapłacił, ale termin płatności jeszcze nie minął.
• Zaległy: Najemca nie zapłacił, a termin płatności minął.
• Częściowy: Najemca zapłacił tylko część czynszu.
• Niezapłacony: Czynsz nie został zapłacony i najprawdopodobniej nie zostanie już uregulowany.

Dokumenty z góry i z dołu

Czynsze oraz wezwania do zapłaty są domyślnie generowane z góry, czyli na początku okresu. Ty decydujesz, kiedy zarejestrować płatność i wygenerować potwierdzenie czynszu.

Podczas tworzenia umowy najmu możesz też wybrać generowanie czynszów z dołu, czyli na końcu okresu.

Możesz również ustawić datę generowania czynszu podczas tworzenia umowy najmu jako D+X, gdzie X to liczba dni. Przykład: dla daty potwierdzenia 1. dnia miesiąca (czynsz od 1. do 31.), ustawienie „D+20” spowoduje wygenerowanie po 20 dniach od początku okresu, czyli około 21. dnia.

Faktura lub potwierdzenie i numeracja

Podczas tworzenia umowy najmu, w zakładce „Potwierdzenie”, możesz wybrać, czy dokument płatności ma mieć nazwę Potwierdzenie czynszu czy Faktura.

Możesz włączyć numerację faktur. Numeracja może być:

• Oddzielna, unikalna dla każdej umowy najmu;
• Globalna dla właściciela.

Możesz też zdefiniować prefiks (np. FA23-), a po nim automatycznie będzie dodawany licznik.

Jeśli zmienisz prefiks w umowie najmu, licznik zostanie wyzerowany i zacznie się ponownie od 1. To przydatne, gdy co roku zmieniasz prefiks, np. FA2023-, FA2024-.

Możesz użyć znaczników daty w prefiksie, aby zautomatyzować format numeracji. Te znaczniki są automatycznie podmieniane podczas generowania dokumentu.

Dostępne znaczniki to: YYYY = Rok (2025), YY = Rok (25), MM = Miesiąc (10), DD = Dzień (11).

• DD/MM/YYYY → 31/12/2025
• YYYY-MM-DD → 2025-12-31
• YYYY → 2025

Prefiks FA-YYYY- → wygenerowane numery: FA-2025-1, FA-2025-2 itd.

Pierwsze potwierdzenie dla częściowego czynszu

Jeśli umowa najmu zaczyna się w dniu innym niż 1. dzień miesiąca, możesz ustawić pierwszy, częściowy czynsz, który nie obejmuje pełnego miesiąca.

Masz kilka opcji:

• Możesz to określić podczas tworzenia umowy, uzupełniając odpowiednie pola. Częściowy czynsz zostanie wtedy utworzony przy tworzeniu umowy najmu.
• Jeśli czynsz został już wygenerowany w sekcji „Finanse”, możesz go edytować, korygując daty i kwoty.
• Inną opcją jest ręczne dodanie przychodu typu „Czynsz” w sekcji „Finanse”.

Oto wzór na obliczenie częściowego czynszu: miesięczny czynsz / liczba dni w miesiącu x liczba dni zamieszkania.

Inny adres na potwierdzeniu

Domyślnie adres najemcy jest adresem wynajmowanej nieruchomości, ale czasem adres na potwierdzeniu różni się od adresu nieruchomości.

Aby wskazać inny adres, wykonaj te kroki: przejdź do sekcji „Umowy najmu”, edytuj daną umowę, kliknij zakładkę „Potwierdzenia”, a następnie wybierz „Adres na potwierdzeniu”. Zaznacz pole i wpisz adres korespondencyjny najemcy w odpowiednim polu.

Dodanie dodatkowej kwoty do czynszu

Możesz dodać dodatkowe kwoty do czynszu. Te pozycje mogą mieć dwa typy: „Czynsz” albo „Opłata”, np. sprzątanie, parking, podatki oraz inne jednorazowe płatności.

Aby to zrobić, uzupełnij informacje w sekcji „Inne opłaty”. Możesz dodać je do czynszu już wygenerowanego w sekcji „Finanse” albo na etapie tworzenia czynszu. Jeśli dodasz je do czynszu, te płatności pojawią się w umowie najmu oraz we wszystkich powiązanych potwierdzeniach i wezwaniach do zapłaty.

Rejestrowanie płatności

Gdy czynsz zostanie wygenerowany w sekcji „Finanse”, możesz zarejestrować jedną lub więcej płatności — zarówno płatność od najemcy, jak i otrzymane dopłaty lub świadczenia. Aby to zrobić, użyj opcji „Zarejestruj płatność” dostępnej w menu akcji po prawej stronie.

Dla każdej zarejestrowanej płatności lub wpłaty możesz podać:

• Kwotę,
• Płatnika,
• Sposób płatności,
• Datę wpływu.

Wysyłanie potwierdzenia i wezwania do zapłaty

Najemcy zaproszeni i połączeni z Rentila

Zaproszeni najemcy z dostępem do Rentila automatycznie otrzymują powiadomienie e-mail (tę opcję można włączyć/wyłączyć w kartotece umowy) w momencie, gdy ich czynsz zostanie wygenerowany w sekcji „Finanse”. E-mail zawiera bezpośredni link do pobrania dokumentu — wezwania do zapłaty lub potwierdzenia czynszu.

Gdy płatność zostanie oznaczona jako „Zapłacona” w sekcji „Finanse”, możesz ręcznie wysłać potwierdzenie czynszu, używając akcji „Wyślij potwierdzenie” po prawej stronie. System wyśle ponownie e-mail z bezpośrednim linkiem do pobrania dokumentu.

Najemcy bez połączenia lub bez adresu e-mail

W przypadku najemców, którzy nie mają adresu e-mail lub nie chcą przyjąć zaproszenia, możesz:

• Pobrać dokument (wezwanie do zapłaty lub potwierdzenie czynszu) w formacie PDF i wysłać go e-mailem ze swojej poczty.
• Pobrać dokument (wezwanie do zapłaty lub potwierdzenie czynszu) w formacie PDF i wysłać go pocztą tradycyjną.

Dostosowanie potwierdzenia i wezwania do zapłaty

Możesz ustawić logo i dodać podpis w sekcji „Moje konto”, w „Mój profil”. Jeśli w sekcji „Wielu właścicieli” masz dodanych kilku właścicieli, logo i podpis ustawisz w profilu każdego właściciela.