Czynsze, pokwitowania, zawiadomienia o terminie płatności i faktury

Generowanie czynszów

Dla każdej umowy najmu czynsze i zawiadomienia o terminie płatności są domyślnie generowane automatycznie pierwszego dnia miesiąca, o ile nie ustawisz inaczej. Możesz wskazać dzień, w którym mają powstawać zawiadomienie i czynsz, dodając wyprzedzenie w dniach przed datą pokwitowania. Tę opcję ustawisz w karcie najmu.

Ręczne tworzenie czynszu

Czynsz możesz utworzyć ręcznie w sekcji „Finanse”. Dodaj przychód i wybierz typ „Czynsz” albo zduplikuj istniejący czynsz.

Jeśli zachowasz termin płatności i okresy czynszu zgodne z zaplanowanym harmonogramem, system nie wygeneruje automatycznie zdublowanego czynszu.

Data pokwitowania, częstotliwość

Data pokwitowania, czyli częstotliwość (domyślnie 1. dzień miesiąca), wyznacza okres najmu i ustawia się ją w karcie najmu. Jeśli wybierzesz 1. dzień miesiąca, okres na pokwitowaniu będzie od 1. do ostatniego dnia bieżącego miesiąca. Jeśli wybierzesz 15. dzień miesiąca, okres będzie od 15. do 14. dnia następnego miesiąca.

Data utworzenia czynszu

Data generowania czynszu decyduje o tym, kiedy odpowiednia pozycja pojawi się w sekcji „Finanse”. Jeśli wybierzesz „D-6”, czynsz powstanie 6 dni przed datą pokwitowania. To ustawienie także znajdziesz w karcie najmu.

Data płatności

Data płatności w karcie najmu wskazuje dzień, w którym najemca ma zapłacić czynsz (domyślnie 1. dzień miesiąca). Na jej podstawie system rozpoznaje zaległość i oznacza czynsz jako „Zaległe” 7 dni po terminie płatności. Jeśli termin płatności przypada na 6. dzień miesiąca, czynsz zostanie oznaczony jako „Zaległe” po 13. dniu.

Tytuł dokumentu: zawiadomienie, potwierdzenie, pokwitowanie

Gdy czynsz zostanie oznaczony jako „Zapłacone”, dokument staje się „Pokwitowaniem zapłaty czynszu”.

Przy płatności częściowej dokument będzie „Potwierdzeniem”. Zmieni się w „Pokwitowanie”, jeśli właściciel zarejestruje płatność pokrywającą cały czynsz albo jeśli saldo najemcy wyniesie zero lub będzie dodatnie.

Każdy czynsz może mieć jeden z następujących statusów:

• Zapłacone: najemca zapłacił czynsz w całości.
• Oczekujący: najemca jeszcze nie zapłacił, ale termin płatności jeszcze nie minął.
• Zaległe: najemca nie zapłacił, a termin płatności minął.
• Częściowy: najemca zapłacił tylko część czynszu.
• Utracone: czynsz nie został zapłacony i najprawdopodobniej nie zostanie już uregulowany.

Pokwitowania z góry i z dołu

Czynsze i zawiadomienia o terminie płatności są domyślnie generowane z góry, czyli na początku okresu. Ty decydujesz, kiedy zarejestrować płatność i wystawić pokwitowanie.

Przy tworzeniu najmu możesz też wybrać generowanie czynszów z dołu, czyli na końcu okresu.

Datę generowania czynszu ustawisz przy tworzeniu najmu także jako D+X, gdzie X to liczba dni. Przykład: dla daty pokwitowania 1. dnia miesiąca, która tworzy czynsz od 1. do 31., ustawienie „D+20” uruchomi generowanie 20 dni po początku okresu, czyli około 21.

Faktura lub pokwitowanie i numeracja

Przy tworzeniu najmu, w zakładce „Pokwitowania”, wybierzesz dla dokumentu płatności nazwę „Pokwitowanie” albo „Faktura”.

Dla faktur możesz włączyć numerację. Może być:

• Oddzielna, unikalna dla każdej umowy najmu;
• Wspólna dla właściciela.

Możesz też ustawić prefiks (np. FA23-), po którym system doda automatyczny licznik.

Jeśli zmienisz prefiks w najmie, licznik wyzeruje się i ruszy od 1. To przydatne, gdy co roku zmieniasz prefiks, np. FA2023-, FA2024-.

Do automatyzacji formatu numerów użyjesz znaczników daty i numeracji. Przy generowaniu system podmienia je na odpowiednią wartość.

Dostępne znaczniki:

• DD/MM/YYYY → 31/12/2025
• YYYY-MM-DD → 2025-12-31
• YYYY → 2025
• NNNN → 0001

Przykład:

• Format: FA-YYYY-NNNN
• Wynik: FA-2025-0001, FA-2025-0002 itd.

Pierwsze pokwitowanie za czynsz częściowy, proporcjonalny

Jeśli najem zaczyna się w innym dniu niż 1. dzień miesiąca, możesz ustawić pierwszy czynsz częściowy, który nie obejmuje pełnego miesiąca.

Masz kilka opcji:

• Wskaż to przy tworzeniu najmu, wypełniając przeznaczone na to pola. Czynsz częściowy powstanie wtedy razem z umową najmu.
• Jeśli czynsz już powstał w sekcji „Finanse”, możesz go edytować, korygując daty i kwoty.
• Możesz też ręcznie dodać przychód typu „Czynsz” w sekcji „Finanse”.

Wzór na czynsz częściowy: miesięczny czynsz / liczba dni w miesiącu x liczba dni zajmowania lokalu.

Inny adres na pokwitowaniu

Domyślnie najemca dostaje adres wynajmowanej nieruchomości, ale adres na pokwitowaniu bywa inny niż adres samego lokalu.

Aby wskazać inny adres, przejdź do sekcji „Najmy”, edytuj dany najem, kliknij zakładkę „Pokwitowania” i wybierz „Adres do wystawiania pokwitowań”. Zaznacz pole i wpisz adres korespondencyjny najemcy w odpowiednim polu.

Dodawanie dodatkowej kwoty do czynszu

Do czynszu możesz dodać kwoty dodatkowe. Te pozycje mogą mieć dwa typy: „Czynsz” albo „Opłaty” — np. sprzątanie, parking, podatki i inne płatności jednorazowe.

Wystarczy, że uzupełnisz dane w sekcji „Inne opłaty”. Możesz je dodać do czynszu już wygenerowanego w sekcji „Finanse” albo w momencie tworzenia najmu. Jeśli dodasz je do najmu, te płatności pojawią się w umowie najmu oraz na wszystkich powiązanych pokwitowaniach i zawiadomieniach o terminie płatności.

Rejestrowanie płatności

Gdy czynsz powstanie w sekcji „Finanse”, możesz zarejestrować jedną lub więcej płatności — zarówno wpłatę najemcy, jak i dopłaty czy świadczenia otrzymane bezpośrednio. Użyj opcji „Zarejestruj płatność” w menu akcji po prawej stronie.

Dla każdej zarejestrowanej płatności lub wpłaty podasz:

• Kwotę,
• Płatnika,
• Sposób płatności,
• Datę wpływu.

Wysyłanie pokwitowania i zawiadomienia o terminie płatności

Najemcy zaproszeni i połączeni z Rentila

Zaproszeni najemcy z dostępem do Rentila automatycznie otrzymują powiadomienie e-mail (tę opcję włączysz i wyłączysz w karcie najmu), gdy tylko ich czynsz zostanie wygenerowany w sekcji „Finanse”. E-mail zawiera bezpośredni link do pobrania dokumentu — zawiadomienia o terminie płatności lub pokwitowania.

Gdy płatność zostanie oznaczona jako „Zapłacone” w sekcji „Finanse”, możesz wysłać pokwitowanie ręcznie — akcją „Wyślij pokwitowanie czynszu” po prawej stronie. System wyśle ponownie e-mail z bezpośrednim linkiem do pobrania dokumentu.

Najemcy niepołączeni lub bez adresu e-mail

Najemcom, którzy nie mają adresu e-mail albo nie chcą przyjąć zaproszenia, możesz:

• Pobrać dokument (zawiadomienie o terminie płatności lub pokwitowanie) w formacie PDF i wysłać go e-mailem ze swojej poczty.
• Pobrać dokument (zawiadomienie o terminie płatności lub pokwitowanie) w formacie PDF i wysłać go pocztą tradycyjną.

Dostosowanie pokwitowania i zawiadomienia o terminie płatności

Logo i podpis ustawisz w sekcji „Moje konto”. Jeśli w sekcji „Wielu właścicieli” masz kilku właścicieli, logo i podpis ustawisz w karcie każdego profilu.