Tworzenie, edycja i usuwanie najemcy
Tworzenie najemcy
Aby dodać najemcę, wykonaj te proste kroki: przejdź do sekcji „Najemcy”, a następnie kliknij „Nowy najemca”.
Dla każdego najemcy możesz wprowadzić następujące informacje:
- typ najemcy,
- nazwisko i imię albo nazwę firmy,
- adres e-mail (jeśli chcesz zaprosić najemcę),
- adres i inne dane kontaktowe,
- informacje zawodowe,
- informacje o poręczycielach,
- dane bankowe,
- możliwość dodania dokumentów.
Część tych informacji zostanie uwzględniona we wstępnie wypełnionych umowach.
Import najemców
Możesz zaimportować kilku najemców z pliku w formacie CSV, Excel lub Open Office. Do importu użyj poniższych szablonów:
Zapraszanie najemcy
Możesz przyznać najemcy dostęp do programu, aby korzystał ze strefy zarezerwowanej dla najemców, pobierał swoje pokwitowania i zarządzał swoim kontem.
Jeśli chcesz przyznać najemcy dostęp, wykonaj następujące kroki:
- Utwórz kartę najemcy.
- Wpisz adres e-mail najemcy (jeden adres na najemcę) i włącz zaproszenie.
- Zapisz kartę najemcy.
- Najemca otrzyma zaproszenie e-mailem.
- Najemca klika link w zaproszeniu, potwierdza konto i tworzy hasło.
Zaproszenie najemcy nie jest obowiązkowe — możesz je wysłać później. Dla każdego najemcy w sekcji „Najemcy” dostępny jest link „Zaproś”. Link pozostaje aktywny do czasu przyjęcia zaproszenia, a potem znika.
Gdy najemca ma dostęp do swojej strefy, może sprawdzić:
- pokwitowania i zawiadomienia o terminie płatności,
- dane kontaktowe właściciela,
- szczegóły swojego najmu,
- udostępnione dokumenty,
- zadania dotyczące najmu,
- naprawy dotyczące najmu,
- wiadomości wymienione z właścicielem.
Po co dawać najemcy dostęp do konta?
Ze względu na europejskie przepisy o ochronie danych osobowych (RODO), które obowiązują od 25 maja 2018 r., trzeba informować użytkowników — w tym przypadku najemców — o sposobie wykorzystywania ich danych. Co do zasady muszą oni wyrazić zgodę na przetwarzanie danych, mieć do nich dostęp albo móc wnieść sprzeciw.
Jeśli najemca poprosi o dostęp, jesteśmy prawnie zobowiązani udostępnić mu platformę.
Właściciel ma też prawny obowiązek przekazać najemcy określone potwierdzenia i dokumenty, również po jego wyprowadzce.
Poręczyciele
Dla każdego najemcy możesz dodać jednego lub kilku poręczycieli w zakładce „Poręczyciele”. Informacje o poręczycielach trafiają do wstępnie wypełnionych wzorów umów oraz do dokumentu poręczenia solidarnego. Dane poręczycieli są też zapisywane w sekcji „Kontakty”.
Edycja najemcy
Jeśli chcesz zmienić istniejącego najemcę, przejdź do sekcji „Najemcy”, kliknij akcję „Edytuj” po prawej stronie wybranego najemcy, wprowadź potrzebne zmiany i kliknij „Zapisz”.
Pamiętaj, że zmiana nazwiska najemcy obejmie tylko przyszłe płatności. Czynsze już wygenerowane w sekcji „Finanse” trzeba zmienić ręcznie, każdy osobno, bo zachowają dawne nazwisko.
Zmiana adresu e-mail połączonego najemcy
Adres e-mail połączonego najemcy, czyli takiego, który przyjął Twoje zaproszenie, jest jego identyfikatorem logowania. Dlatego pole „E-mail” w jego karcie jest zablokowane i oznaczone kłódką.
Jeśli Twój najemca nie ma już dostępu do tego adresu, możesz go wymienić samodzielnie:
- Otwórz kartę najemcy: sekcja „Najemcy”, akcja „Edytuj”.
- Kliknij przycisk „Odblokuj” po prawej stronie pola „E-mail”.
- Potwierdź ostrzeżenie: adres e-mail najemcy stanowi jego identyfikator, wszelkie zmiany spowodują aktualizację tego identyfikatora, a najemca zostanie o tym powiadomiony.
- Wpisz nowy adres i kliknij „Zapisz”.
Najemca zachowuje hasło i całą swoją historię: po prostu loguje się nowym adresem. Na jego stary adres zostaje wysłana wiadomość „Zmiana danych logowania”, która informuje go o zmianie.
Najemca może też sam wprowadzić tę zmianę na swoim koncie, w danych logowania.
Zanim zmienisz adres e-mail
Przekaż nowy adres najemcy: powiadomienie trafia na jego stary adres i nie podaje nowego.
Adres musi pozostać unikalny wśród Twoich najemców. Jeśli używa go już inny Twój najemca, karty nie da się zapisać.
Jeśli Twój najemca wynajmuje z tym samym adresem także od innego wynajmującego w Rentila, zmiana wprowadzona z Twojego konta dotyczy tylko Twojej karty: jego dwa najmy nie będą już zebrane w tej samej strefie najemcy.
Usuwanie najemcy
Aby usunąć najemcę, przejdź do sekcji „Najemcy” i kliknij akcję „Usuń” po prawej stronie wybranego najemcy.
Jeśli najemca jest powiązany z umową najmu, protokołem zdawczo-odbiorczym lub wykazem wyposażenia, trzeba najpierw usunąć również je, a potem opróżnić kosz. W przeciwnym razie program nie pozwoli usunąć najemcy.
Pamiętaj, że ta operacja spowoduje utratę historii tego najemcy. Dlatego zazwyczaj lepiej jest archiwizować najemców, zamiast ich usuwać.
