Tworzenie, edycja i usuwanie najemcy
Utwórz najemcę
Aby dodać najemcę, wykonaj te proste kroki: przejdź do sekcji „Najemcy”, a następnie kliknij „Nowy najemca”.
Dla każdego najemcy możesz wprowadzić następujące informacje:
- Typ najemcy.
- Nazwisko i imię lub nazwa firmy.
- Adres e-mail (jeśli chcesz zaprosić najemcę).
- Adres i inne dane kontaktowe.
- Informacje zawodowe.
- Informacje o poręczycielach.
- Dane bankowe.
- Możliwość dodania dokumentów.
Część tych informacji zostanie uwzględniona w automatycznie uzupełnianych szablonach umów.
Import najemców
Możesz zaimportować kilku najemców z pliku w formacie CSV, Excel lub OpenOffice. Aby wykonać import, skorzystaj z poniższych szablonów:
Zapraszanie najemcy
Możesz przyznać najemcy dostęp do programu, aby mógł korzystać ze strefy najemcy, pobierać potwierdzenia czynszu i zarządzać swoim kontem.
Jeśli chcesz przyznać dostęp najemcy, wykonaj te kroki:
- Utwórz kartę najemcy.
- Wpisz adres e-mail najemcy (unikalny adres dla każdego najemcy) i włącz zaproszenie.
- Zapisz kartę najemcy.
- Najemca otrzyma zaproszenie e-mailem.
- Najemca klika link w zaproszeniu, potwierdza konto i tworzy hasło.
Zaproszenie najemcy nie jest obowiązkowe — możesz zrobić to później. Dla każdego najemcy w sekcji „Najemcy” będzie dostępny link „Zaproś”. Link pozostaje aktywny do czasu zaakceptowania zaproszenia, a potem znika.
Po uzyskaniu dostępu do swojej strefy najemca może sprawdzić:
- Potwierdzenia oraz wezwania do zapłaty
- Dane kontaktowe właściciela
- Szczegóły umowy najmu
- Udostępnione dokumenty
- Zadania związane z najmem
- Zgłoszenia związane z najmem
- Wiadomości między najemcą a właścicielem
Dlaczego warto dać najemcy dostęp do konta?
Ze względu na europejskie przepisy o ochronie danych osobowych (RODO), które obowiązują od 25 maja 2018 r., ważne jest informowanie użytkowników — w tym przypadku najemców — o sposobie wykorzystywania ich danych. Co do zasady muszą oni wyrazić zgodę na przetwarzanie danych, mieć do nich dostęp lub móc wnieść sprzeciw.
Jeśli najemca poprosi o dostęp, jesteśmy prawnie zobowiązani udostępnić mu dostęp do platformy.
Właściciel ma też obowiązek przekazać najemcy określone dokumenty i potwierdzenia, również po zakończeniu najmu.
Poręczyciele
Dla każdego najemcy możesz dodać jednego lub kilku poręczycieli w zakładce „Poręczyciele”. Informacje o poręczycielach są uwzględniane w automatycznie uzupełnianych szablonach umów oraz w dokumencie poręczenia. Dane poręczycieli są też zapisywane w sekcji „Kontakty”.
Edycja najemcy
Jeśli chcesz edytować istniejącego najemcę, przejdź do sekcji „Najemcy”, kliknij akcję „Edytuj” po prawej stronie wybranego najemcy, wprowadź zmiany, a następnie kliknij „Zapisz”.
Zmiana adresu e-mail najemcy
Nie możesz zmienić adresu e-mail najemcy, który jest już połączony (czyli zaakceptował Twoje zaproszenie). Po potwierdzeniu konta adres e-mail staje się jego unikalnym identyfikatorem logowania. Tę zmianę może wykonać tylko najemca na swoim koncie albo możesz poprosić o to pomoc techniczną Rentila.
Usuwanie najemcy
Aby usunąć najemcę, przejdź do sekcji „Najemcy” i kliknij akcję „Usuń” po prawej stronie wybranego najemcy.
Jeśli najemca jest powiązany z umową najmu, protokołem zdawczo-odbiorczym lub raportem stanu/wyposażenia, musisz również usunąć te elementy, a następnie opróżnić kosz. W przeciwnym razie system nie pozwoli usunąć najemcy.
Pamiętaj, że ta operacja spowoduje utratę historii najemcy. Dlatego zazwyczaj lepiej jest archiwizować najemców zamiast ich usuwać.
